Эта статья не претендует на полноценное руководство по управлению проектами – управление проектами, это целая наука. Как в любой науке, в ней есть свои учебники, есть учителя и профессора, есть учебные курсы.
Но если на вас обратили внимание, потому что вы хорошо работали, и сказали «теперь ты отвечаешь за запуск 1С в нашей компании», и это первый и последний проект в вашей жизни, попробую дать очень краткий обзор куда бежать, и за что хвататься.
Для начала оглядитесь по сторонам
А что вообще происходит? Проект уже идет, или только планируется?
Если он уже идет, то кто его вел? И что случилось с этим человеком. Кто участники проекта со стороны вашей компании, есть ли подрядчики? Если подрядчики есть, познакомьтесь с ними, постарайтесь найти в их лице поддержку. Возможно, вы не первый проектный менеджер, с которым они имеют дело. И они уже несколько раз знакомились с новым РП и немного устали – дайте им понять, что вы-то точно доведете проект и до конца, и очень хотели бы это сделать с их помощью.
Какой у проекта статус сейчас
Если проект идет, вам нужен актуальный план. У кого-нибудь он должен быть, или у вашего предшественника, или у подрядчиков. Пусть он давно неактуален, но план лучше, чем его отсутствие. Возьмите его и актуализируйте.
Если никакого плана нет, значит, и проекта нет. Можно считать, что вы начинаете с нуля.
Какие у проекта цели
Очень важно понять цели и максимально их декомпозировать (разложить) на очень-очень простые и конкретные подцели. Например, руководство поставило вам цель – нужно внедрить 1С на складе. ОК.
А как руководство поймет, что 1С – внедрена? Например:
- Должны быть выбраны и куплены необходимые лицензии.
- В базе должны быть сделаны необходимые для работы настройки и доработки (а как понять, какие необходимые? – нужно их сначала подробно описать и перечислить).
- В базу должны быть загружены начальные данные (откуда, какие?)
- К 1С необходимо подключить складское оборудование – терминалы сбора данных, сканеры штрих кодов, принтеры этикеток. А оборудование выбрать и купить… и настроить.
- Необходимо научить сотрудников склада работать (а до этого определить, кто из них будет работать в системе, а кто нет, и чему нужно учить точно, и как понять, что они обучились и готовы)
Так вроде бы простая задача «внедрить 1С» раскладывается на множество составляющих. И чем больше составляющих, тем больше вопросов, на которые нужно ответить. Таким образом, точно сформулировать цель проекта (и из чего она состоит), это отдельная большая и сложная работа. Обязательно сделайте ее – самостоятельно, с коллегами, или с подрядчиками. Если руководство поймет ее важность и готово поучаствовать, это отличный знак.
Самое важное — это, конечно, план
Как было сказано ранее – нет плана, значит нет проекта. Проект может отставать, может быть вообще заморожен, но если есть план, то понятно, где сейчас мы находимся.
Если вы сделали работу по формулированию декомпозиции целей проекта, план составить будет легче. По каждой самой маленькой подцели, должна быть одна или несколько задач, которые нужно выполнить, чтобы эту подцель достичь.
Из примера выше «К 1С необходимо подключить складское оборудование»:
- Изучить варианты применения оборудования на складе, для обсуждения возможностей со складом
- Уточнить задачи у начальника склада.
- Найти поставщиков и выбрать варианты моделей, совместимых с 1С
- Составить сравнительный список моделей со стоимостями и характеристиками
- Согласовать с руководством бюджет на закупку
- Оформить заказ, получить и оплатить счет поставщика
- Принять и проверить оборудование
- Настроить оборудование, подключить к 1С.
Это уже пункты плана, на которые можно назначить ответственных и сроки. Стало понятно, что, и в какой последовательности нужно делать, чтобы оборудование появилось и заработало в вашей 1С. Так же поступите с каждой подцелью.
У вас получится план, в котором ОЧЕНЬ МНОГО задач. Это не страшно. Зато вы ничего не забудете сделать, и вероятность успеха вырастет.
Каков ваш статус и ваши полномочия
Для того, чтобы сделать проект, вам необходимо будет ставить задачи, и получать по ним результаты. Возможно, очень разные люди в компании станут вашими «подчиненными» в рамках проекта. Может даже получиться так, что ваш непосредственный руководитель, или руководитель руководителя, в рамках какой-то проектной задачи должен вам предоставить информацию, или дать свое утверждение.
А это значит, что во всем, что касается выполнения проекта, вы царь и бог. Если это нужно проекту, вы можете получить обратную связь от любого сотрудника, даже вышестоящего. И эта обратная связь – не «пошел вон из моего кабинета»
Убедитесь, действительно ли у вас есть необходимые полномочия? Если нет, каким образом вы будете делать проект?
Самое важное для вас
Идти по плану! Теперь руководить проектом – это ваша работа. И как любой работой, ей нужно заниматься день за днем, системно и постоянно.
Вы должны просыпаться и засыпать с планом проекта в обнимку, знать какие задачи и у кого в работе, когда должны быть сданы, где есть задержки, и что сделано чтобы эти задержки не повлияли на проект в целом.
Успех проекта зависит от вас. Дерзайте!
